A muchos gerentes de las companias de almacenes no les gusta escuchar esta palabra, ya que sus locales son parte de auditorias por los jefes distritales o por los duenos en forma constante.

Las auditorias son de mucho beneficio para las companias de almacenes en algunos casos ayudan a descubrir problemas, en otros casos ayudan a evitar problemas mayores.

Los jefes distritales o duenos de las companias de almacenes no deben de informar a los encargados de las oficinas del dia que van a realizar una auditoria, estos deben de presentarse por sorpresa.

Las personas encargadas de realizar las auditorias deben de revisar mucha informacion y documentacion, en algunas companias pueda tomar incluso todo un dia para que la auditoria sea completada.

Primeramente debe de contarse todo el dinero en efectivo que se encuentra en la tienda, revisar los depositos bancarios se este es el caso, asi como tambien al cuenta de banco para cerciorarse que el dinero se encuentra en la cuenta correcta. Revisar el programa de la computadora, imprimir una lista de todas la unidades que se encuentran desocupadas, imprimir una lista de los clientes que se encuentran atrasados en sus pagos, asi como tambien del periodo de tiempo que estos se encuentran atrasados, realizar un inventario de la mercaderia que se encuentra en stock en las oficinas del almacen, a si como tambien realizar la revision de pagos que esta oficina a realizado por algun servicio.

Es muy importante tambien revisar las unidades que no se encuentran alquiladas, asegurarnos que los encargados de la oficina abran las puertas de cada una de estas para asegurarnos que realmente estan desocupadas, revisar las instalaciones para asegurarnos de que se encuentra en buenas condiciones ya sea de limpieza o por la presencia de roedores o algun o algunos insectos.

Revisar que cada una de las unidades de los clientes que se encuentran atrasadas en los pagos tengan un candado adicional, o que este bloqueado el ingreso a la reja a estos clientes.

Aprovechando la visita, los jefes distritales o duenos deben de revisar el porcentaje de unidades rentadas, realizar entrenamientos, revisar llamadas, asegurarse que el encargado de la oficina este realizando seguimiento a sus potenciales clientes, realizando citas para que estas personas visiten sus instalaciones, contestando las llamadas de los clientes en forma profesional, etc.

Tambien hay muchas formas de evaluar a los encargados de las oficinas sin tener que realizar auditorias constantemente, y una forma de evaluar su desempeno en las ventas son las llamadas secretas, mediante las cuales estos jefes de distritos o duenos de las companias de almacenes sabran el desempeno de sus empleados cuando atienden a un cliente por medio del telefono. Algunas companias de almacenes incluso contratan los servicios de personas para que realicen una compra secreta en forma personal.

Es muy importante tambien que los jefes de distritos  o duenos de las companias de almacenes , revisen en forma continua los depositos bancarios, sin tener necesariamente que realizar una auditoria.

Otra manera de estar alerta al trabajo de los encargados de las oficinas de las companias de almacenes es escuchando las quejas de los clientes, no siempre el cliente tiene la razon, pero esto nos ayudara a investigar mas y saber si realmente existe un problema y llegar al fondo de este.

Estas son algunas de las palabras de los duenos o administradores de las companias de almacenes cuando se comunican con nuestro centro de recepcion de llamadas solicitando informacion acerca de nuestros servicios.

En esos dias en que el pais esta atravesando por problemas economicos, muchas personas lo piensan dos veces antes de alquilar o rentar un almacen, muchas personas piensan en otras alternativas antes de decidir si alquilar o rentar un almacen, lo cual dificulta mas a las companias de almacenes tener altos porcentajes de unidades alquiladas.

Para algunas companias, el porcentaje de unidades alquiladas a disminuido comparando con anos o meses anteriores, en cambio para otras se mantienen igual o en algunos casos hasta han elevado sus porcentajes.

Tambien muchas companias estan preparandose para la temporada de invierno en el que los alquileres disminuyen en un porcentaje muy alto para algunas propiedades.

Con todos estos conocimientos las companias de almacenes realizan estudios para conocer cuanto les cuesta perder la llamada de un cliente. Sabe usted cuanto le cuesta perder la llamada de un cliente?

Muchos de los duenos de las companias de almacenes o muchas gerentes de estas, no tienen idea de lo que les cuesta hacer que su telefono suene, cada llamada de un cliente tiene un valor. Las companias de almacenes invierten dinero en realizar propaganda o avisos publicitarios, ya sea mediante avisos en las radios, en las companias televisoras, avisos en los periodicos o revistas, avisos en los libros de las paginas amarillas o directorios telefonicos, avisos en la Internet, la creacion y mantenimiento de una pagina Web, el letrero que se encuentra en las afuera de las instalaciones, propaganda enviada por el correo postal, etc. Toda esta publicidad tiene un valor, gracias a esta los clientes se enteran de la existencia de su compania y tratan de comunicarse con ella. Se imagina usted, despues de invertir grandes cantidades de dinero en publicidad y  perder las llamadas de sus clientes.

 Esto sucede con frecuencia con muchas companias de almacenes que no cuentan con un centro de recepcion de llamadas, ya que estos clientes pueden requerir informacion o asistencia cuando las oficinas de las companias se encuentran cerradas o atendiendo a otros clientes. Para muchas de estas companias el dinero que invierten en publicidad esta mal invertido, ya que la publicidad llega a los clientes, pero la compania no cuenta con el personal para atender a estos clientes en las horas o dias que estos lo necesitan. Si las companias de almacenes cuentan con un centro de recepcion de llamadas, los avisos publicitarios llegaran a los clientes, y estos clientes seran atendidos en los momentos que ellos lo necesitan.

Escoger el centro de recepcion de llamadas que atienda correctamente las necesidades de sus clientes tambien puede ser una tarea para muchos gerentes o duenos de las companias de almacenes , En nuestro centro de recepcion de llamadas PhoneSmart, atendemos a nuestros clientes en tiempos records, para evitar tener al cliente en espera, atender a los clientes en forma profesional, con representantes altamente capacitados y entrenados en el negocio de los almacenes, el objetivo principal es determinar las necesidades de los clientes, brindarle a estos toda la informacion acerca de la propiedad,  que beneficios van a obtener cuando alquila una unidad en esta determinada compania, a si como tambien los precios, y por supuesto realizar una reservacion por medio del telefono, una vez terminada la transaccion este gerente recibira toda la informacion y simplemente tendra que esperar a su cliente que llegue y firme los documentos del alquiler de la unidad.

Normalmente en este pais las personas preparan sus mudanzas con tiempo anticipado, o en otras palabras planean sus mudanzas, saben que para un dia X, tienen que tener todas sus pertenencias retiradas de sus viviendas y colocadas  en un almacen, por lo que la mayoria de personas se comunican con anticipación con las companias de almacenes para solicitar información acerca de alquilar o rentar un almacen. Todo esto camina muy bien cuando la compania de almacenes a con la que se comunican, o en la que desean almacenar sus pertenencias tienen unidades disponibles, pero esto no sucede siempre, especialmente en los meses de verano, en que la mayoria de las companias de almacenes tienen limite de unidades disponibles, muchas companias hasta tienen una lista de espera de clientes que necesitan alquilar una unidad, y que esperan hasta que se desocupe una unidad del tamano o de las caracteristicas que este cliente prefiere.

Normalmente se les recomienda a los clientes, que se comuniquen con una compania de almacenes con aproximadamente dos semanas de anticipacion, estos clientes a su vez tienen la oportunidad de reservar una unidad por medio del telefono, y tener la seguridad que tendra una unidad disponible cuando tenga que realizar su mudanza.

Pero esto no sucede en la practica, si bien es cierto es lo que le recomendamos a los clientes, pero, muchos clientes que necesitan un almacen se comunican en ultimo momento con la compania de almacenes , por lo que constantemente escuchamos necesito un almacen el dia de hoy o lo antes posible, si la compania de almacenes tiene unidades disponibles y estos clientes se comunican con la compania de almacenes en un horario en que las oficinas del almacen se encuentran atendiendo a los clientes, entonces no abra ningun problema.  pero muchas veces sucede tambien que las companias de almacenes no cuentan con unidades disponibles, por lo que los clientes tienen que almacenar sus pertenencias en otra compania que no es tan conveniente para ellos.

Pero tambien observamos otros caso extremos como la de las personas que necesitan un almacen por ejemplo en seis meses, el cliente que se comunica con una compania de almacenes con este tiempo de anticipación, podran tener una idea de las unidades que ofrece a sus clientes esta determinada compania, a si como tambien de las caracteristicas de estas unidades, y tambien las caracteristicas o amenidades que esta compania ofrece, tambien por supuesto precios, que muchas veces para muchos clientes es lo mas importante, pero muchas veces los precios que escuchamos seis meses anticipados no seran los precios cuando necesitamos alquilar un almacen, pero para algunos clientes es importante, ya que les dara una idea del costo, o de la cantidad de dinero que necesitaran para alquilar un almacen. Muchas personas hacen estas averiguaciones con tiempo anticipado por que quieren saber si la mejor decision es guardar sus pertenencias en un almacen o tener que recurrir a otras opciones, normalmente cuando atendemos a un cliente que necesita alquilar un almacen en seis meses le informamos acerca del precio que tenemos en este momento, pero, a su vez le informamos que en seis meses estos precios pueden variar. Muchas veces los clientes que se comunican con anticipacion con una compania de almacenes son personas que necesitan alquilar un almacen para guardar vehiculos por la temporada de invierno.

Los precios especiales de las companias de almacenes , que son publicitados mediante la Internet, se han convertido en una nueva forma de incentivar a los clientes para que alquilen en esta determinada compania de almacenes, hasta hace unos anos el libro de las paginas amarillas, era quiza la forma de llegar a mas clientes cuando las companias de almacenes realizaban publicidad, en estos dias escuchamos que el libro de las paginas amarillas sigue siendo, en muchas areas del pais, el primer recurso de busqueda de las personas  cuando necesitan alquilar o rentar un almacen. Pero los avisos publicitarios en la Internet, asi como  tambien los especiales ofrecidos en las diferentes website o paginas Web de las companias de almacenes , se esta convirtiendo en un dolor de cabeza para la competencia, que no se puede quedar atras, por lo que la competencia de las companias de almacenes en la Internet se esta volviendo cada vez mas agresiva.

Recolectar informacion sobre aquellas companias de almacenamiento para las que vendemos con frecuencia, sera siempre algo particularmente util. De hecho, la informacion de una compania no cabra nunca entera en las pantallas de nuestro centro de recepcion de llamadas , de manera que hariamos bien en no descuidar aquellos datos extras que vayamos acumulando a traves de los dias y por las mas diversas circunstancias y consultas. Como se sabe, por la consulta de un simple detalle aparece a menudo la ocasión de una venta, o su imposibilidad.

Los clientes que se comunican con una compania de almacenes muchas veces en question de segundos pueden darse cuenta de la personalidad del representante, si este cuenta con el tiempo para atenderlo, si estos tienen la prepararon necesaria, hasta si realmente este esta contento de poder servirlos. Pero tambien sucede algo muy parecido con los representantes de las companias de almacenes , cuando contestan las llamadas de los clientes solicitando información acerca de alquilar o rentar un almacen. Rapidamente estos representantes pueden darse cuenta si estan hablando con un cliente que necesita informacion y que realmente esta dispuesto a escuchar que es lo que esta compania ofrece por su dinero cuando ellos alquilan un almacen, o si es un cliente que solo quiere escuchar por el precio, o que tanta educacion tienen este cliente, muchas veces por la forma de hablar del cliente estos representante pueden evaluar rapidamente a estos.

Una de las formas que los representantes de las companias de almacenes pueden darse cuenta rapidamente de la personalidad de sus clientes es, de la forma como estos solicitan la informacion que necesitan, que es lo que preguntan y si dejan que el representante controle la llamada, o estos clientes quieren tomar el control de la  llamada.

Las personas que solicitan el precio del almacen, y que no quieren escuchar por ninguna de las amenidades del local, y muchas veces quieren obtener la mayor cantidad de precios posibles de diferentes tamanos y de unidades con diferentes caracteristicas mayormente son personas que estan llamando por otras companias de almacenes para comparar precios.

Tambien encontramos otras personas que en el inicio de la llamada preguntan por información, pero asu vez le informan al representante que nunca han almacenado sus pertenencias en una compania de almacenes anteriormente, el representante puede controlar la llamada de este cliente con facilidad y asu vez darle toda la información que este cliente necesita.

Encontramos tambien a los clientes que se comunican con una compania de almacenes y que no cuentan con mucho tiempo, o quieren hacer notar al representante que ellos no cuentan con mucho tiempo para solo escuchar por el precio del almacen, ya sea por que lo mas importante para ellos es el precio o por que ya recibieron la información de esta compania en anteriores oportunidades.

Tambien encontramos a los clientes que realizan una serie de preguntas, ya que estos no han alquilado un almacen en anteriores oportunidades o por que quieren estar seguros donde van a guardar sus pertenencias.

Como observamos diferentes situaciones, diferentes personalidades, lo importantes es que el representante de la compania de almacenes, se de cuenta rapidamente de la personalidad de su cliente, asi como sus necesidades, para poder ayudarlo correctamente, asi como tambien poder tomar el control de la llamada en lo posible. Muchos clientes quieren controlar la llamada y que el representante de las compania de almacenes, simplemente responda sus preguntas, por lo cual en estos casos el representante de la compania de almacenes puede tratar de tomar el control de la llamada, pero si esto no funciona, simplemente debera complacer al cliente contestando las preguntas de este, esto satisfacera las necesidades de este cliente, y muchas veces hasta realizara la reservación, ya que el representante le brindo la información que este necesitaba y es la manera de este cliente de escoger por sus servicios!

Que debemos decir y que no debemos decir a los clientes que se comunican con un centro de recepcion de llamadas de una compania de almacenes ? Los representantes de los centros de recepcion de llamadas de las companias de almacenes muchas veces son el primer contacto entre el cliente y la compania de almacenes, y estos deben de darle la informacion correcta a los clientes, muchas veces no contamos con toda la informacion solicitada por el cliente, pero el gerente de la compania de almacenes, podra hacer un seguimiento con el cliente.

Escuchamos que muchas personas opinan acerca de este tema, el cual es muy controversial y varia de acuerdo a las diferentes ciudades del pais.

En algunas ciudades del pais observamos que el problema economico no se ha hecho notar para el negocio de los almacenes, al contrario las companias de almacenes se encuentran con un porcentaje muy alto de unidades alquiladas, ya sea por que es la estacion mas ocupada del ano para este negocio, o, por que la economia del pais esta afectando a un grupo de personas, que necesitan reducir el espacio de sus viviendas o departamentos, por lo que, muchas esta vendiendo propiedades grandes y mudandose a casas o departamentos mas pequenos, y como observamos, esto genera una necesidad a estas personas de alquilar un almacen para guardar las pertenencias que no tienen un espacio en las nuevas casas o departamentos.

En cambio, tambien observamos que en algunas ciudades la economia del pais esta afectando a las companias de almacenes de una manera diferente, decrecimiento en ventas o en otras palabras un bajo porcentaje de unidades alquiladas ciudades han disminuido el porcentaje de unidades rentadas. En estos casos es, cuando obsevamos que estas companias se muestran mas agresivas con los especiales ofrecidos a sus clientes con la finalidad de atraer a estos a alquilar una unidad.

Muchas companias de almacenes ofrecen diferentes ofertas a los clientes, ya sea por alquileres de corto o largo plazo, las mas comunes son las del primer mes gratis o el primer mes por un dollar, tambien muchas companias de almacenes , ofrecen camiones de mudanza gratis para sus clientes.

Otra de las estrategias de muchas companias de almacenes , que estan experimentando un bajo porcentaje de unidades alquiladas debido a los problemas economicos que esta atravesando el pais, es la de  contratar los servicios de una compania de recepcion de llamadas, esto ayuda a las companias de almacenes a capturar las llamadas cuando las oficinas de las companias de almacenes se encuentran cerradas a si como tambien cuando los representantes de estas companias se encuentran atendiendo a otros clientes o en otras obligaciones. La eliminacion de llamadas perdidas es una muy buena estrategia para aumentar las ventas, ya que se atendera a todas los clientes en un cien porciento. Tambien la ventaja de este servicio es, que los representantes de los centros de recepcion de llamadas estan debidamente preparados, y, podriamos decir que son unos expertos en este negocio, por lo que los clientes o potenciales clientes que tratan de comunicarse con una determinada compania despues del horario de atencion, no solo seran atendidos, sino que, seran atendidos en forma profesional y con los mejores representantes de atención del servicio al cliente, que podran ayudar a estos con sus necesidades de almacenes, asi como tambien podran ayudarlos a realizar la reservacion del almacen.

Podemos notar tambien que este es el tiempo en el muchas de las companias de almacenes estan evaluando a sus empleados, el porcentaje de sus ganancias, sus gastos administrativos, seguros, asi como tambien especiales y hasta horarios de atención. Este es un tiempo en que la mayoria de las companias de almacenes estan notando la competencia y tienen que trabajar en diversos aspectos para seguir liderando el mercado en el que se encuentran.

Entre los diversos servicios de los centros de recepcion de llamadas de las companias de almacenes , encontramos el servicio de entrenamiento a los representantes o gerentes de las diferentes companias de storage del pais. Muchos centros de recepcion de llamadas, ofrecen estos servicios tanto en el idioma Ingles, asi como tambien, en le idioma Espanol, ya que la poblacion latina esta aumentando considerablemente y en forma acelerada en este pais. Muchas companias de almacenes , que se encuentran en areas que cuentan con una poblacion latina muy elevada  generalmente solicitan este servicio para sus gerentes en el idioma Espanol, especialmente en los Estados de Florida, California, Nueva York, Colorado, Arizona  asi como tambien Texas. En la mayoria de estos Estados, las companias de almacenes cuentan con representantes bilingües o  de habla espanola, para ayudar a los clientes que por diferente motivos o circunstancias no hablan el idioma Ingles, o que simplemente prefieren hablar el idioma Espanol cuando requieren informacion acerca de alquilar o rentar un almacen.

Algunos centros de recepcion de llamadas, como mencionabamos anteriormente ofrecen los servicios de entrenamiento a los representantes de las companias de almacenes, este entrenamiento es ofrecido ya sea via telefonica, mediante cabinas web o hasta en forma personal.

 Los entrenamientos via telefonica son los mas solicitados por las companias de almacenes , ya que los gerentes de las companias de almacenes pueden recibir este entrenamiento cuando ellos se encuentran en las instalaciones de su compania, ya sea antes o despues del horario de atencion a los clientes.

Este tipo de entrenamiento ofrece muy buenos resultados, ya que le dara las herramientas necesarias a estos gerentes para que puedan controlar la llamada de sus clientes, asi como tambien de como informar a los clientes, acerca de los beneficios y caracteristicas de sus instalaciones, a si como de los beneficios que este clientes obtendra al alquilar una unidad en esta determinada compania de almacenes.

Muchos representantes de las companias de almacenes, conocen las pautas necesarias de como atender a sus clientes, o conocen las carateristicas de su local, pero ellos no saben como transmitirla a sus clientes, o quizas no saben como preguntarle al cliente por la reservacion de una unidad. Todas estas dudas, inseguridades que a veces tenemos cuando queremos realizar una venta seran superadas con un entrenamiento en ventas.

La mayoria de los entrenamientos les proporcionara ayuda en las siguientes partes de la llamada.

Contestar el telefono en forma adecuada, incluyendo la informacion necesaria

Conocer las necesidades de los clientes, esto se puede conocer realizando las preguntas correctas.

Transmitir a los clientes las caracteristicas de nuestro local, asi como tambien los beneficios que estos obtendrían al alquilar o rentar un almacen.

Tomar la informacion del cliente

Preguntarle al cliente por la reservación

Cierre de llamada

Estos son algunos de los pasos mas importantes de la llamada de un cliente que solicita informacion acerca de alquilar o rentar un almacen, los entrenamientos de los centros de recepcion de llamadas les proporcionaran paso a paso y trabajaran con el gerente de la compania para darle los mejores consejos y ensenarle por que deben de realizarse cada uno de estos pasos, asi como tambien como realizarlos y porque debemos realizarlos.

La mejor parte es, que sea testigo de un incremento considerado en ventas o en reservaciones via telefonica despues de haber tomado un curso de ventas de un centro de recepcion de llamadas de las companias de almacenes .

Las diferentes companias de almacenes se diferencian una de las otras por las diferentes amenidades que estas ofrecen a sus clientes, estas diferentes amenidades tambien influyen muchas veces en el precio de la unidad que queremos alquilar.

Podemos observar que la competencia entre las diferentes companias de almacenes es cada vez mas agresiva, especialmente en areas donde se encuentran varias de estas companias una cercana a la otra.

La mayoria de companias de almacenes ofrecen especiales a sus clientes con la finalidad de atraerlos a alquilar una unidad con ellos. Para muchos clientes el precio es un factor decisivo cuando estan buscando información acerca de alquilar o rentar un almacen, en cambio para otro grupo de clientes lo mas importante es la seguridad que esta compania ofrece a sus clientes.

Las amenidades en cuanto a seguridad mas frecuentes ofrecidas por las companias de almacenes son:

Alarmas en las puertas.

Camaras de videos

Censores en las puertas

Reja con acceso computarizado

Puertas con accesos computarizados

Iluminacion

Patrullaje policial

Un gerente que reside en las instalaciones de la compania

El uso de Candados especiales

Estos son solo uno de los ejemplos de las amenidades de seguridad que ofrecen algunas de las companias de almacenes, y como mencionabamos anteriomente, muchas veces el precio tambien varia entre estas de acuerdo a las amenidades que estas ofrecen a sus clientes por ejemplo una compania que no cuenta con una reja de seguridad el precio de sus unidades posiblemente sera mas bajo que una compania que cuenta con esta amenidad.

La mayoria de companias a su vez estan ofreciendo a sus clientes seguros o planes de proteccion para sus pertenencias cuando estas se encuentran almacenadas en esta compania.

Algunas companias de almacenes lo ofrecen como alternativa a sus clientes, otras companias de almacenes requieren que sus clientes obtengan el plan de proteccion o seguro cuando los clientes alquilan una unidad. Esta es una forma de darles tranquilidad a los clientes, que sus pertenencias podrian ser reemplazadas en caso de que algo pasara.

Tambien observamos otras amenidades que son muy comunes entre las diferentes companias de almacenes como son la venta de articulos de mudanza, y el alquiler de camiones de mudanza, estas amenidades facilitan a los clientes a encontrar todo lo que necesitan para su mudanza en un solo lugar. Otra de las amenidades ofrecidas por algunas companias es el de un camion de mudanza gratis para que los clientes transporten sus pertenencias al almacen.

Los elevadores son otra de las amenidades de algunas companias de almacenes, la mayoria los ofrece en dimensiones especiales para muebles.

Las salas de conferencia, el uso de Internet y fax son otras de las amenidades que algunas de las companias de almacenes ofrecen a sus clientes con la finalidad de atraerlos a que alquilen una unidad en esta determinada compania.

Algunas companias ofrecen los llamados kioscos a sus clientes que son disenados como los cajeros automaticos de los bancos, estas se encuentran ubicadas en la parte de la entrada de las instalaciones, permite a los clientes alquilar almacenes, comprar candados, y hasta pagar las mensualidades de sus unidades las 24 horas del dia los siete dias de la semana.

Los centros de recepcion de llamadas son otra de las amenidades de algunas companias de almacenes, ya que sus clientes podran hablar con un representante en horarios en que las oficinas se encuentran cerradas.